Jeśli Twoja organizacja działa lokalnie, nie prowadzi działalności gospodarczej albo „po prostu coś robi społecznie” – ten temat nadal Cię dotyczy.

Co to właściwie jest KSeF?

KSeF to system, w którym wystawia się i odbiera faktury w Polsce. Zamiast papieru albo PDF-a, faktura ma jeden ustalony format i trafia do centralnego systemu państwowego.

W praktyce oznacza to jedną dużą zmianę: faktury przestają przychodzić mailem – będą trafiać do KSeF.

Najważniejsza zmiana: każda organizacja będzie odbierać faktury w KSeF

Nawet jeśli Twoja organizacja:

1. nie prowadzi działalności gospodarczej,
2. nie wystawia faktur,
3. działa wyłącznie społecznie,

to i tak musi mieć dostęp do KSeF, bo inni (np. dostawcy prądu, internetu czy usług) mogą wysyłać faktury tylko tam. Czyli: KSeF stanie się obowiązkową „skrzynką odbiorczą” dla każdej NGO.

A co z wystawianiem faktur?

Tu sprawa jest prostsza:

KSeF obowiązuje przy wystawianiu faktur tylko wtedy, gdy Twoja organizacja je wystawia.

Dotyczy to sytuacji, gdy:

1. sprzedajesz usługi lub produkty,
2. prowadzisz działalność odpłatną,
3. organizujesz płatne zajęcia, szkolenia, wydarzenia.

Nie dotyczy organizacji, które:

1. nie mają sprzedaży,
2. nie wystawiają faktur,
3. działają wyłącznie nieodpłatnie.

KSeF a różne typy organizacji

Stowarzyszenia i fundacje (KRS)

Tu sytuacja jest najbardziej oczywista:

1. odbieranie faktur – obowiązkowe dla wszystkich,
2. wystawianie – jeśli prowadzisz działalność odpłatną lub gospodarczą.

UKS i kluby sportowe. stowarzyszenia zwykłe

Wiele klubów, stowrzyszeń działa poza KRS (np. w ewidencji starosty), ale to niczego nie zmienia.

Liczy się to, co robicie:

1. pobieracie opłaty za treningi → możecie mieć obowiązek wystawiania faktur → KSeF;
2. nie sprzedajecie nic → tylko odbieracie faktury.

Rejestr nie ma znaczenia. Liczy się działalność.

Koła Gospodyń Wiejskich (KGW)

KGW coraz częściej prowadzą sprzedaż (np. catering, rękodzieło, wydarzenia). W takich przypadkach:

1. jeśli sprzedajecie → możliwy obowiązek KSeF;
2. jeśli działacie wyłącznie społecznie → tylko odbiór faktur.

Najczęstsze błędy

Wiele organizacji żyje w błędnym przekonaniu, że temat ich nie dotyczy. Najczęstsze myślenie:

1. „Nie jesteśmy w KRS” – to nie ma znaczenia.
2. „Nie wystawiamy faktur” –  ale i tak musicie je odbierać.
3. „To dla firm, nie dla NGO” – dotyczy również organizacji pozarządowych.

Jak się przygotować?

Nie trzeba od razu wdrażać skomplikowanych systemów. Na początek wystarczy:

1. Uzyskać dostęp do KSeF (np. przez profil zaufany albo księgową);
2. Sprawdzić, czy wystawiacie faktury (to kluczowe dla obowiązków);
3. Ustalić, kto będzie odbierał faktury (zarząd? księgowa?);
4. Uporządkować obieg dokumentów (żeby faktury „nie znikały” w systemie).

KSeF to zmiana, która obejmie praktycznie wszystkie organizacje pozarządowe – niezależnie od tego, czy są w KRS, ewidencji starosty czy rejestrze KGW.

Najważniejsze:

1. każda NGO musi odbierać faktury w KSeF,
2. wystawianie faktur zależy od tego, czy prowadzisz sprzedaż,
3. forma rejestracji nie ma znaczenia.

Nawet najmniejsza organizacja powinna się do tego przygotować.

Szczegółowe informacje dotyczące KSEF można znaleźć pod linkiem: https://ksef.podatki.gov.pl/