Obowiązek dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców prowadzących działalność i wpisanych do CEIDG, którzy nie mają jeszcze adresu do doręczeń elektronicznych. Zgodnie z aktualnymi informacjami Biznes.gov.pl firmy wpisane do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 października 2026 r. W praktyce oznacza to, że formalności związane z uzyskaniem adresu warto załatwić najpóźniej do 30 września. e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Za pośrednictwem specjalnej skrzynki przedsiębiorca może odbierać i wysyłać korespondencję elektroniczną, która w określonych przypadkach ma skutek prawny porównywalny z tradycyjnym doręczeniem. Dla przedsiębiorcy oznacza to przede wszystkim konieczność kontrolowania firmowej skrzynki. Samo założenie adresu nie powinno być traktowane jako koniec obowiązku – skrzynka musi być również obsługiwana.
Jak założyć e-Doręczenia?
Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może przejść procedurę online za pośrednictwem serwisu Biznes.gov.pl. Do logowania potrzebny jest m.in. profil zaufany albo e-dowód. Po utworzeniu i aktywacji adresu jest on wpisywany do Bazy Adresów Elektronicznych, a przedsiębiorca otrzymuje dostęp do skrzynki e-Doręczeń Ważne jest również rozróżnienie prywatnego adresu e-Doręczeń od firmowego adresu przedsiębiorcy. Jeżeli osoba prowadząca działalność ma już własny adres e-Doręczeń jako osoba fizyczna, nie oznacza to automatycznie spełnienia obowiązku dotyczącego firmy. Biznes.gov.pl wskazuje, że przedsiębiorca powinien posiadać osobny, firmowy adres do doręczeń elektronicznych.
Zmiany na Biznes.gov.pl
Ważną informacją dla przedsiębiorców jest również przebudowa samego serwisu Biznes.gov.pl. Od 15 września 2026 r. rozpoczęło się stopniowe wdrażanie zmian na portalu. Jak informuje Biznes.gov.pl, serwis będzie w kolejnych etapach otrzymywał nowy wygląd i nowe funkcje. Zmiany są wprowadzane stopniowo, dlatego przedsiębiorcy mogą zauważyć zmianę sposobu prezentowania poszczególnych usług. Dotyczy to m.in. usług związanych z CEIDG. Na portalu nadal można między innymi zarejestrować działalność, zmienić dane firmy, zawiesić lub wznowić działalność, a także korzystać z informacji dotyczących e-Doręczeń.
Co przedsiębiorca powinien zrobić przed 30 września?
Jeżeli firma nie ma jeszcze aktywnego adresu do e-Doręczeń, warto:
-
sprawdzić, czy adres firmy znajduje się w Bazie Adresów Elektronicznych,
-
założyć adres do e-Doręczeń, jeżeli firma jeszcze go nie posiada,
-
aktywować skrzynkę,
-
wyznaczyć osobę odpowiedzialną za jej obsługę,
-
sprawdzić dane przedsiębiorcy w CEIDG,
-
ustalić, kto w firmie będzie regularnie monitorował korespondencję,
-
poinformować osoby odpowiedzialne za administrację lub księgowość o nowym sposobie odbierania korespondencji urzędowej.
W przypadku przedsiębiorców wpisanych do CEIDG skrzynką może zarządzać sam przedsiębiorca albo wyznaczony przez niego administrator. 30 września 2026 r. powinien być dla przedsiębiorców przede wszystkim terminem, którego nie należy odkładać na ostatnią chwilę. Założenie i aktywacja skrzynki wymaga wykonania kilku czynności, a przedsiębiorca powinien dodatkowo upewnić się, że wie, jak później odbierać korespondencję. Warto również pamiętać, że obowiązek e-Doręczeń jest wdrażany etapami. Przedsiębiorcy, którzy zakładają działalność od 1 stycznia 2025 r., mają obowiązek założenia skrzynki już na etapie rejestracji działalności. Firmy wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 r. zostały objęte obowiązkiem wcześniej – od 1 kwietnia 2025 r.
