Jeśli Twoja organizacja działa lokalnie, nie prowadzi działalności gospodarczej albo „po prostu coś robi społecznie” – ten temat nadal Cię dotyczy.
Co to właściwie jest KSeF?
KSeF to system, w którym wystawia się i odbiera faktury w Polsce. Zamiast papieru albo PDF-a, faktura ma jeden ustalony format i trafia do centralnego systemu państwowego.
W praktyce oznacza to jedną dużą zmianę: faktury przestają przychodzić mailem – będą trafiać do KSeF.
Najważniejsza zmiana: każda organizacja będzie odbierać faktury w KSeF
Nawet jeśli Twoja organizacja:
- nie prowadzi działalności gospodarczej,
- nie wystawia faktur,
- działa wyłącznie społecznie,
to i tak musi mieć dostęp do KSeF, bo inni (np. dostawcy prądu, internetu czy usług) mogą wysyłać faktury tylko tam. Czyli: KSeF stanie się obowiązkową „skrzynką odbiorczą” dla każdej NGO.
A co z wystawianiem faktur?
Tu sprawa jest prostsza:
KSeF obowiązuje przy wystawianiu faktur tylko wtedy, gdy Twoja organizacja je wystawia.
Dotyczy to sytuacji, gdy:
- sprzedajesz usługi lub produkty,
- prowadzisz działalność odpłatną,
- organizujesz płatne zajęcia, szkolenia, wydarzenia.
Nie dotyczy organizacji, które:
- nie mają sprzedaży,
- nie wystawiają faktur,
- działają wyłącznie nieodpłatnie.
KSeF a różne typy organizacji
Stowarzyszenia i fundacje (KRS)
Tu sytuacja jest najbardziej oczywista:
- odbieranie faktur – obowiązkowe dla wszystkich,
- wystawianie – jeśli prowadzisz działalność odpłatną lub gospodarczą.
UKS i kluby sportowe. stowarzyszenia zwykłe
Wiele klubów, stowrzyszeń działa poza KRS (np. w ewidencji starosty), ale to niczego nie zmienia.
Liczy się to, co robicie:
- pobieracie opłaty za treningi → możecie mieć obowiązek wystawiania faktur → KSeF;
- nie sprzedajecie nic → tylko odbieracie faktury.
Rejestr nie ma znaczenia. Liczy się działalność.
Koła Gospodyń Wiejskich (KGW)
KGW coraz częściej prowadzą sprzedaż (np. catering, rękodzieło, wydarzenia). W takich przypadkach:
- jeśli sprzedajecie → możliwy obowiązek KSeF;
- jeśli działacie wyłącznie społecznie → tylko odbiór faktur.
Najczęstsze błędy
Wiele organizacji żyje w błędnym przekonaniu, że temat ich nie dotyczy. Najczęstsze myślenie:
- „Nie jesteśmy w KRS” – to nie ma znaczenia.
- „Nie wystawiamy faktur” – ale i tak musicie je odbierać.
- „To dla firm, nie dla NGO” – dotyczy również organizacji pozarządowych.
Jak się przygotować?
Nie trzeba od razu wdrażać skomplikowanych systemów. Na początek wystarczy:
- Uzyskać dostęp do KSeF (np. przez profil zaufany albo księgową);
- Sprawdzić, czy wystawiacie faktury (to kluczowe dla obowiązków);
- Ustalić, kto będzie odbierał faktury (zarząd? księgowa?);
- Uporządkować obieg dokumentów (żeby faktury „nie znikały” w systemie).
KSeF to zmiana, która obejmie praktycznie wszystkie organizacje pozarządowe – niezależnie od tego, czy są w KRS, ewidencji starosty czy rejestrze KGW.
Najważniejsze:
- każda NGO musi odbierać faktury w KSeF,
- wystawianie faktur zależy od tego, czy prowadzisz sprzedaż,
- forma rejestracji nie ma znaczenia.
Nawet najmniejsza organizacja powinna się do tego przygotować.
Szczegółowe informacje dotyczące KSEF można znaleźć pod linkiem: https://ksef.podatki.gov.pl/
