W 2026 roku wszedł w życie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). Dla wielu organizacji pozarządowych brzmi to jak temat „dla firm” – ale to błąd. Nowe przepisy obejmą również NGO, w tym nie tylko fundacje i stowarzyszenia z KRS, ale też Uczniowskie Kluby Sportowe (UKS), Kluby Sportowe (KS), Stowarzyszenia Zwykłe oraz Koła Gospodyń Wiejskich (KGW).
Jeśli Twoja organizacja działa lokalnie, nie prowadzi działalności gospodarczej albo „po prostu coś robi społecznie” – ten temat nadal Cię dotyczy.
Co to właściwie jest KSeF?
KSeF to system, w którym wystawia się i odbiera faktury w Polsce. Zamiast papieru albo PDF-a, faktura ma jeden ustalony format i trafia do centralnego systemu państwowego.
W praktyce oznacza to jedną dużą zmianę: faktury przestają przychodzić mailem – będą trafiać do KSeF.
Najważniejsza zmiana: każda organizacja będzie odbierać faktury w KSeF
Nawet jeśli Twoja organizacja:
- nie prowadzi działalności gospodarczej,
- nie wystawia faktur,
- działa wyłącznie społecznie,
to i tak musi mieć dostęp do KSeF, bo inni (np. dostawcy prądu, internetu czy usług) mogą wysyłać faktury tylko tam. Czyli: KSeF stanie się obowiązkową „skrzynką odbiorczą” dla każdej NGO.
A co z wystawianiem faktur?
Tu sprawa jest prostsza:
KSeF obowiązuje przy wystawianiu faktur tylko wtedy, gdy Twoja organizacja je wystawia.
Dotyczy to sytuacji, gdy:
- sprzedajesz usługi lub produkty,
- prowadzisz działalność odpłatną,
- organizujesz płatne zajęcia, szkolenia, wydarzenia.
Nie dotyczy organizacji, które:
- nie mają sprzedaży,
- nie wystawiają faktur,
- działają wyłącznie nieodpłatnie.
KSeF a różne typy organizacji
Stowarzyszenia i fundacje (KRS)
Tu sytuacja jest najbardziej oczywista:
- odbieranie faktur – obowiązkowe dla wszystkich,
- wystawianie – jeśli prowadzisz działalność odpłatną lub gospodarczą.
UKS i kluby sportowe. stowarzyszenia zwykłe
Wiele klubów, stowrzyszeń działa poza KRS (np. w ewidencji starosty), ale to niczego nie zmienia.
Liczy się to, co robicie:
- pobieracie opłaty za treningi → możecie mieć obowiązek wystawiania faktur → KSeF;
- nie sprzedajecie nic → tylko odbieracie faktury.
Rejestr nie ma znaczenia. Liczy się działalność.
Koła Gospodyń Wiejskich (KGW)
KGW coraz częściej prowadzą sprzedaż (np. catering, rękodzieło, wydarzenia). W takich przypadkach:
- jeśli sprzedajecie → możliwy obowiązek KSeF;
- jeśli działacie wyłącznie społecznie → tylko odbiór faktur.
Najczęstsze błędy
Wiele organizacji żyje w błędnym przekonaniu, że temat ich nie dotyczy. Najczęstsze myślenie:
- „Nie jesteśmy w KRS” – to nie ma znaczenia.
- „Nie wystawiamy faktur” – ale i tak musicie je odbierać.
- „To dla firm, nie dla NGO” – dotyczy również organizacji pozarządowych.
Jak się przygotować?
Nie trzeba od razu wdrażać skomplikowanych systemów. Na początek wystarczy:
- Uzyskać dostęp do KSeF (np. przez profil zaufany albo księgową);
- Sprawdzić, czy wystawiacie faktury (to kluczowe dla obowiązków);
- Ustalić, kto będzie odbierał faktury (zarząd? księgowa?);
- Uporządkować obieg dokumentów (żeby faktury „nie znikały” w systemie).
KSeF to zmiana, która obejmie praktycznie wszystkie organizacje pozarządowe – niezależnie od tego, czy są w KRS, ewidencji starosty czy rejestrze KGW.
Najważniejsze:
- każda NGO musi odbierać faktury w KSeF,
- wystawianie faktur zależy od tego, czy prowadzisz sprzedaż,
- forma rejestracji nie ma znaczenia.
Nawet najmniejsza organizacja powinna się do tego przygotować.
Szczegółowe informacje dotyczące KSEF można znaleźć pod linkiem: https://ksef.podatki.gov.pl/
